5 modi per ottimizzare le operazioni di front desk nel settore alberghiero

Operazioni alla reception dell'hotel: quali sono le funzioni chiave su cui concentrarsi?

I front desk degli hotel mirano a garantire un'esperienza senza attriti per gli ospiti durante l'intero soggiorno. 

Dalla gestione delle chiavi magnetiche all'assistenza con le richieste e alla gestione dei check-out, la reception non è solo un fulcro di processi essenziali rivolti agli ospiti, ma svolge anche un ruolo chiave nell'esprimere il tuo marchio e nel fidelizzare i clienti. 

I suoi compiti principali sono:

• Gestione delle prenotazioni. Ciò include la gestione dei numeri delle camere, la gestione delle modifiche e la comunicazione degli orari di check-in e check-out. 
• Gestione delle richieste degli ospiti. Pensare servizi di portineria come la gestione delle consegne dei pacchi, l'offerta di consigli e l'esecuzione di richieste uniche.
• Assistenza per l'accesso alla camera.  I front desk stampano e distribuiscono chiavi magnetiche, registrano i check-in e gestiscono i bagagli. 

Come puoi migliorare le operazioni della reception dell'hotel?

Con L'87% degli hotel segnala carenze di personale nell'ultimo trimestre del 2022, la necessità di ottimizzare le operazioni di front desk non è mai stata così chiara. Processi efficienti e scalabili riducono la tua dipendenza dal personale e ti consentono di migliorare le condizioni di lavoro per un team più snello ed efficiente. 

Quando la tua reception non ha lunghe file di ospiti sempre più frustrati da affrontare, può concentrarsi su attività di alto valore ed essere più reattiva ai problemi che si presentano. 

Ecco alcuni modi chiave per migliorare le operazioni della reception e fornire un servizio migliore ai tuoi ospiti.

1. Dai la priorità all'ospite riducendo al minimo le interazioni con l'ospite

Quando abbiamo parlato di come stabilire le priorità alla reception con le operazioni dell'hotel e la responsabile del front office, Rut Morales Archs, ha evidenziato la complessità del compito:

“Il primo sarebbe l'ospite che è alla reception. Ma devi anche combinarlo con l'ospite al telefono e supervisionare anche le richieste via e-mail. Ma l'ospite alla reception è la tua priorità. Non è così facile."

E, naturalmente, non lo è, motivo per cui hai bisogno di un modo per ridurre al minimo il numero di ospiti alla reception, al telefono e fare richieste via e-mail. 

Puoi farlo con una piattaforma per l'esperienza degli ospiti. Un efficace piattaforma per l'esperienza degli ospiti fornisce ai tuoi ospiti tutte le informazioni di cui hanno bisogno in modo che non debbano mai fare la fila alla reception per ricevere assistenza. Puoi usarlo per fornire supporto digitale in virtù di un team remoto e per automatizzare processi essenziali come il check-in e la verifica dell'identità, che esamineremo più avanti.

Ma la proposta di valore chiave di una piattaforma per l'esperienza degli ospiti è rendere autonomi i tuoi ospiti e ridurre la necessità che la tua reception fornisca un servizio clienti faccia a faccia. In questo modo, quando gli ospiti hanno bisogno di aiuto di persona, il personale della reception può fornire il servizio attento e significativo che i tuoi ospiti giustamente si aspettano.

Inoltre, con una soluzione digitale per l'assistenza agli ospiti, non sarà necessario gestire una reception aperta 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX. Puoi ottimizzare il tuo personale e dare ai tuoi team lo spazio di respiro di cui hanno bisogno per diventare meno reattivi e più produttivi nei loro ruoli.