È uno scenario che nessun albergatore vorrebbe vivere.
Un ospite che effettua il check-in in una stanza che non è pulita.
Forse puoi trovare rapidamente una nuova stanza e persino offrire loro un drink gratuito al bar mentre lo prepari, ma in ogni caso è troppo tardi. La brutta prima impressione è stata fatta.
Affrontare l'errore umano è un dato di fatto per chiunque gestisca un hotel, ma essendo proattivi nella prevenzione degli errori, puoi contribuire a mantenere il tuo personale meno sopraffatto e i tuoi ospiti più soddisfatti.
L'automazione è un potente strumento per la gestione degli errori degli hotel. Automatizzando i processi giusti, allenti la pressione sul tuo personale, il che significa che è meno oberato di lavoro e meno incline a commettere errori.
Ciò significa meno lamentele da parte degli ospiti, niente più personale esaurito e miglioramenti ai profitti. Soprattutto quando aiuta a prevenire errori che contaminano la prima impressione che i tuoi ospiti hanno del tuo hotel, come essere mandati in una stanza sporca, l'automazione migliora l'esperienza sia dei tuoi ospiti che del tuo staff.
Operto automatizza processi lenti e frustranti come il check-in e la verifica dell'identità.
Problemi causati dalla mancanza di automazione
Se non approfitti dell'automazione, ci sono una serie di problemi che potresti riscontrare nelle tue normali operazioni, come ad esempio:
- Controllo degli ospiti in una stanza non pulita: Senza uno strumento di automazione che ti aiuti a tenere traccia dei check-in e dello stato della camera, può essere facile perdere un'attività di pulizia o manutenzione.
- Aumento dei reclami degli ospiti: Un ospite che effettua il check-in in una stanza disordinata comporterà sicuramente un reclamo e forse una recensione negativa.
- Personale mai abbastanza: Con un elenco apparentemente infinito di attività manuali, può sembrare che tu non abbia mai abbastanza dipendenti per mantenere le operazioni senza intoppi.
- Personale esaurito: Poiché sono così sottili, il tuo team potrebbe sentirsi oberato di lavoro, sopraffatto e esausto.
- Rimborsi, mancate vendite e perdita di profitti: Errori gravi possono significare che devi rimborsare gli ospiti o perdere l'occasione di una nuova prenotazione, il che ha un impatto negativo sui tuoi profitti.
I vantaggi dell'automazione negli hotel: meno errori, più risparmi, ospiti più felici
L'automazione non è solo un modo per semplificare i tuoi processi: toglie la pressione al tuo personale in modo che possa offrire ai tuoi ospiti un soggiorno migliore.
Quando abbiamo parlato con Curtis Crimmins, Fondatore della Roomza e un leader del settore nelle soluzioni senza contatto, per il nostro caso di studio, ha condiviso le sue opinioni sui vantaggi dell'automazione negli hotel.
Curtis afferma che con l'automazione "si ottiene un'esperienza dell'ospite migliore e più resiliente, in quanto facilita interazioni più significative con il personale".
Dai uno sguardo più approfondito ai vantaggi dell'automazione per la gestione degli errori degli hotel.
Processi più definiti
Con l'automazione, i processi e le operazioni seguono una struttura perfettamente definita. Ciò significa che non c'è più incertezza su chi sta confermando e completando una richiesta speciale, o se una stanza è pronta o meno.
Per esempio, software di automazione della pianificazione offre al tuo team una vista di 30,000 piedi sul calendario delle pulizie per un determinato giorno, settimana o mese. Ciò elimina qualsiasi potenziale errore che può essere commesso durante la compilazione manuale di un foglio di calcolo o di un calendario da parete e si cerca di tenere il passo con un afflusso costante di nuove prenotazioni.
Quindi, le stanze giuste vengono pulite al momento giusto, i tuoi supervisori sanno esattamente quando eseguire un'ispezione e la tua reception può vedere immediatamente non appena la manutenzione ha sostituito la lampadina difettosa o si è occupata del rubinetto che perde.
Visibilità istantanea sullo stato della camera e del check-in/out
Come accennato, l'automazione può aiutarti a gestire faccende domestiche compiti e ti dà visibilità sullo stato della stanza. Questo è fondamentale nella prevenzione degli errori, in quanto consente di ridurre in modo significativo le possibilità di un ospite non pulito e insoddisfatto.
Oppure, se un ospite richiede un check-in anticipato, puoi verificare immediatamente se la sua camera è pronta o vedere se è disponibile un'altra camera pulita da offrirgli.
Con lo strumento giusto, l'automazione dell'arrivo e del check-out ti darà una visibilità più chiara sullo stato della camera per aiutarti a prevenire gli errori.
Inoltre, i migliori strumenti ti rendono più flessibile e reattivo: se un ospite desidera improvvisamente una torta di compleanno o dei palloncini nella sua stanza, puoi comunicare in modo efficiente tali informazioni al membro giusto dello staff non appena arriva la richiesta.
Il check-in automatizzato significa prestazioni migliori in tutto il tuo team
Automatizzare il check-in significa che i tuoi dipendenti non devono aspettare dietro la reception per assistere ogni ospite al suo arrivo.
E quando i tuoi dipendenti non sono bloccati dietro una reception, impantanati da attività transazionali, il tuo team ottiene prestazioni migliori—perché quando non risponde costantemente al telefono o si occupa di lunghe code, il tuo personale può rivedere i processi chiave ed eseguire importanti attività amministrative senza interruzioni.
Ciò significa che hanno anche la capacità di prestare maggiore attenzione alle preferenze dei tuoi ospiti e costruire un rapporto con loro.
Non aver bisogno di personale per una reception non ha solo un impatto sulle prestazioni del team, ma ti aiuta anche a risparmiare. Ad esempio, utilizzando Operto software di automazione per ridurre i front desk da quattro a uno, Residenze di Praga ha iniziato a risparmiare $ 10,000 al mese.
Consiglio dell'esperto: vuoi abilitare l'accesso senza chiavi senza dover sostituire le serrature? Aggiorna semplicemente le tue serrature esistenti con Operto Boost per ottenere tutti i vantaggi dell'automazione a una frazione del costo. Renderai i tuoi ospiti indipendenti e alleggerirai la pressione del personale della reception.
Minor onere per il personale
Hai visto anche il tuo personale più esperto sentirsi sopraffatto, commettere errori e non soddisfare i consueti standard di qualità? Questo è il burnout.
Soprattutto di fronte a una grave carenza di manodopera nel settore alberghiero, non è raro vedere il burnout manifestarsi sotto forma di ritardi, dettagli mancanti, scarso rapporto con gli ospiti ed errori costosi.
L'automazione supporta il tuo team dando loro più tempo e spazio nella loro giornata per respirare, godersi il proprio lavoro, prestare attenzione ai dettagli e interagire in modo significativo con altri membri del team e ospiti.
Automatizzando il check-in, ad esempio, il personale della reception non deve più guardare una lunga fila di arrivi frustrati che vogliono solo la chiave della camera e prepararsi per la cena che hanno prenotato.
L'automazione ti aiuta anche a ottimizzare il tuo team rendendolo più snello e più motivato, offrendoti allo stesso tempo la larghezza di banda extra per addestrarlo meglio.
I migliori processi da automatizzare nel tuo hotel
Sebbene non sia possibile digitalizzare ogni processo presso il tuo hotel, ci sono alcune attività che possono essere facilmente automatizzate e semplificate per evitare errori e migliorare i profitti.
Check in
Automatizzando il procedura di check-in, rendi i tuoi ospiti indipendenti e liberi il personale da un flusso costante di attività transazionali. Il check-in online elimina la necessità per i tuoi dipendenti di attendere ogni singolo ospite che entra nel tuo hotel (sono molti ospiti).
Accesso alla camera
Se lavori con le chiavi magnetiche tradizionali, la tua reception è probabilmente costantemente bombardata da ospiti che hanno perso le loro chiavi magnetiche o hanno problemi con essa, soprattutto se sei al completo.
E quando il tuo staff è impantanato con richieste di sostituzione della chiave magnetica e altre attività rivolte agli ospiti, è facile per loro perdere un grosso problema o commettere un errore. Ma se usi uno strumento come Operto, gli ospiti possono ricevere automaticamente il codice della porta o la chiave mobile non appena effettuano il check-in online.
Ora, l'accesso alla stanza e lo smarrimento delle chiavi magnetiche sono una cosa in meno che il tuo personale deve considerare: viene gestita da un processo automatizzato.
Esperienza degli ospiti
Quando il loro soggiorno è il più agevole possibile, riduci al minimo la possibilità che errori intralcino un'esperienza positiva per gli ospiti. Le soluzioni di automazione possono aiutarti a farlo fornendo tutte le informazioni di cui i tuoi ospiti hanno bisogno in anticipo all'interno di un portale per gli ospiti personalizzabile.
Condividi automaticamente una guida digitale con i tuoi ospiti che contiene informazioni sull'arrivo, il parcheggio, la ricerca della loro camera, i tuoi servizi, il codice WiFi, come far funzionare la macchina del caffè, consigli sulla zona e altro ancora.
Gli ospiti possono persino vedere i tuoi servizi aggiuntivi, come il noleggio di attrezzature o il check-out posticipato, direttamente sul loro smartphone. Questo approccio automatizzato a upselling elimina la possibilità che un team sul campo sopraffatto non riesca a offrire uno dei tuoi servizi, riceva un ordine sbagliato o dimentichi di annotare un nuovo orario di check-out.
Riduci al minimo gli errori e migliora l'esperienza degli ospiti attraverso l'automazione
L'automazione nel settore alberghiero non è solo una soluzione utile, è la via per un'esperienza moderna e senza attriti per gli ospiti e il personale.
Quando utilizzi l'automazione per ridurre al minimo gli errori nel tuo hotel, l'impatto è di vasta portata, contribuendo a migliorare la soddisfazione sia degli ospiti che dei dipendenti. Meno errori significa che i tuoi ospiti possono godersi il soggiorno che hanno immaginato e il tuo team può concentrarsi sulla fornitura di cure straordinarie e attente, piuttosto che limitarsi a spegnere gli incendi.
Implementando l'automazione in aree chiave delle tue operazioni come il check-in e la pianificazione delle attività, vedrai meno errori, personale più felice e ospiti felici.
Domande frequenti sulla gestione degli errori dell'hotel
Quali sono i modi per evitare errori nella gestione alberghiera?
Il modo migliore per evitare errori nella gestione dell'hotel è automatizzare il maggior numero possibile di processi. Si verificano errori umani, quindi l'utilizzo dell'automazione per aiutare con le attività di pulizia e operative previene gli errori derivanti da personale oberato di lavoro o distratto.
Quali sono i problemi comuni della gestione alberghiera?
La maggior parte dei problemi nella gestione alberghiera derivano da errori umani, come controllare gli ospiti in una stanza non pulita. Ciò può comportare reclami degli ospiti, rimborsi e recensioni negative.
Quali sono alcuni dei motivi degli errori dell'hotel?
Il motivo principale degli errori nelle operazioni alberghiere è l'errore umano. L'errore umano di solito aumenta quando il personale è oberato di lavoro o ridotto al minimo. Altre ragioni per gli errori degli hotel sono le operazioni disorganizzate e la mancanza di strumenti di automazione.
Operto automatizza processi lenti e frustranti come il check-in e la verifica dell'identità.
Il che significa meno attività manuali e ospiti più felici.